Аренда автомобиля сотрудника в служебных целях

В некоторых компаниях работнику необходимо иметь личный автомобиль для служебных целей. Чаще всего это фирмы, которые занимаются распространением и продвижением товаров. Работодателю не выгодно приобретать в собственность ТС. В связи с этим, фирма эксплуатирует авто сотрудника. Как арендовать автомобиль работника в служебных целях расскажем ниже.

Как арендовать автомобиль у сотрудника в служебных целях?

Трудовой Кодекс РФ запрещает использование личного транспорта работника компании без его согласия. В статье №188 указано, что подобные сделки оформляются на возмездной основе, в связи с чем гражданам выплачивается определенная денежная компенсация за аренду авто. В обязательном порядке, между работником и ООО заключается договор, в котором прописываются существенные условия сделки, а именно:

  • срок эксплуатации ТС;
  • цели использования;
  • сумма выплат сотруднику.

Также стоит учитывать, что чем выше будет указанная сумма выплаты за пользование автомобилем, тем больше налоговые исчисления.

Для того чтобы арендовать автомобиль без экипажа необходимо оформить специальное соглашение, согласно которому сотрудник передает личное движимое имущество во временное пользование компании. Каждый месяц на банковский счет или наличными выдается определенная стоимость компенсации за ТС. В документе указывается срок действия договоренности.

Порядок оформления процедуры аренды транспортного средства:

  • обсуждение условий между арендатором и арендодателем;
  • оставление договора аренды служебного автомобиля;
  • подписание акта приема – передачи;
  • заполнение путевого листа;
  • выдача соответствующей документации сотруднику.

Оформление договора аренды

Договор аренды транспортного средства работодателем оформляется в двух экземплярах, в присутствии сторон. В содержании документа указывается следующая информация:

  • порядок пользования автомобилем;
  • расходы арендатора и арендодателя;
  • обязанности каждой из сторон, а также расходы на капитальный ремонт автомобиля (при необходимости);
  • ответственность за возможный ущерб;
  • срок действия сделки;
  • стоимость;
  • порядок оформления страховки.

Договор оформляется согласно образцу передаточного акта, в котором указывается:

  • название документа;
  • порядковый номер договора аренды;
  • ФИО сотрудника, реквизиты организации;
  • предмет сделки;
  • подробное описание автомобиля (марка, цвет, госномера, техническое состояние, оснащение авто, срок эксплуатации, мощность двигателя и др.);
  • стоимость денежных средств, переданных по договору;
  • список прилагаемых документов;
  • дата написания, подписи сотрудников.

Скачайте образец договора аренды транспортного средства работодателем здесь:

Обязанности сторон

Согласно законодательству РФ, как арендатор, так и арендодатель имеют определенные права и обязанности, которые должны быть выполнены по договору аренды.

Арендатор обязуется:

  1. Поддерживать первоначальный вид транспортного средства;
  2. Своевременно проводить частичный и капитальный ремонт ТС;
  3. Нести все расходы за эксплуатацию транспортного средства;
  4. Компенсировать ущерб, причиненный третьим лицам при ДТП.
  5. Оплачивать страховку автомобиля.

Арендодатель, в свою очередь, обязуется:

  1. Предоставить исправное транспортное средство и необходимый пакет документов на автомобиль;
  2. Оформить страховку;
  3. Своевременно проводить диагностику ТС;
  4. Не препятствовать пользованию авто, согласно требованиям договора аренды.

Акт приема-передачи

В обязательном порядке при передаче транспортного средства от собственника к арендатору составляется специальный документ, подтверждающий фактическое совершение сделки — акт приема передачи. Без такой бумаги, стороны рискуют остаться обманутыми, так как доказать исправность ТС или оплату полной стоимости аренды будет невозможно.

Акт приема передачи составляется по типу договора аренды и скрепляется подписью сторонами. Один из экземпляров выдается сотруднику, второй сдается в бухгалтерию фирмы, для оформления налогового вычета.

Расторжение договора аренды автомобиля сотрудника в служебных целях

Использование автомобиля сотрудника в служебных целях – частая практика в крупных торговых фирмах. Однако в некоторых случаях появляется необходимость досрочно расторгать такие соглашения.

Причины расторжения договора аренды транспортного средства:

  1. Автомобиль сотрудника пострадал в результате ДТП;
  2. Арендодатель не получает зарплату более 2 месяцев;
  3. Несвоевременное проведение ремонтных работ;
  4. Невыполнение одной из сторон условий сделки;
  5. Передача авто с явными нарушениями и недостатками, о которых арендодатель не был предупрежден.

В случае принятия решения о расторжении договора оформляется специальный документ – уведомление о прекращении действия договора аренды. После обсуждения условий аннулирования сделки заполняется соглашение, в котором указывается срок передачи ТС работнику, порядок урегулирования спорных вопросов, а также дата прерывания аренды. Соглашение оформляется в двух экземплярах и выдается арендатору и арендодателю.

Расторжение договора аренды автомобиля сотрудника в служебных целях происходит только после передачи специально оформленного уведомления.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):